Wähle deine Stakeholder mit Bedacht in IT-Projekten

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Die richtige Wahl des Teams bei Projekten

In Zeiten vor der Cloud hatten IT-Projekte einen eindeutigen Anfang und ein endgültiges Ende. Die Wahl des richtigen Führungsteams, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, war für den Erfolg von Projekten von größter Bedeutung. Jetzt in der Cloud-Ära aber gibt es anstatt von Start- und Endzeitpunkten nun kontinuierliche Produktzyklen. Auf gewisse Weise bedeutet dies, dass Projekte niemals abgeschlossen werden, sie entwickeln sich ständig weiter.

Projektleiter müssen manchmal auch spontane Entscheidungen über Plattformen und Technologien treffen, um etwa Redundanz zu minimieren, oder um auf dringende geschäftliche Anforderungen zu reagieren. Das Design der Projektarchitektur hängt vom Verständnis der vielen Technologien ab. Monitoring von Security und Produktivität sind eine nie endende Aufgabe, ebenso wie das Managen der „Schatten-IT“. Beim Cloud-Computing nutzen viele IT-Abteilungen neue DevOps-Prozesse und -Tools, um Arbeitsabläufe und Entscheidungsfindungen zu vereinfachen und zu verbessern. Trotz der rasanten neuen Entwicklungen benötigen Unternehmen weiterhin Projektleiter, um das Gleichgewicht aufrechtzuerhalten.

Die Leitung von IT-Projekten spielt eine zentrale Rolle, um alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten. Projektleiter stellen die Konformität mit den Prioritäten und Anforderungen des Unternehmens sicher und erleichtern Entscheidungsfindung bei etwaigen Konflikten.

Seit obendrein Unternehmen nun IaaS und PaaS Technologien, A.I. und Containertechnologien verwenden, können die Projektleiter das Risiko einer Analyse-Paralyse vermindern, was zu schnelleren Entscheidungen und weniger sinnloser Arbeit führt. Die Fähigkeit zu definieren, was „gut genug für diese Version ist“, hält alles in Bewegung und minimiert die Reibung zwischen Teammitgliedern.

Auswahl mit Bedacht auf Einfachheit

Bei der Auswahl der Führung gilt: weniger ist mehr. Es gibt Projekte, an denen mehr als 10 Teamleiter beteiligt waren. Ist es an der Zeit, Entscheidungen zu treffen, schauen sich alle im Raum nach jemandem um, der nun wirklich sagt was passieren soll. Somit wird es fast unmöglich, einen Konsens zu erzielen. Aus Erfahrung lässt sich sagen, dass es am besten ist, eine kleine Gruppe von Teamleitern mit klar definierten Rollen anzustreben.

Für IT-Projekte haben sich drei Rollen als am effizientesten herauskristallisiert.

Business Owner: Diese Person ist häufig der Eigentümer des Projektes. Sie muss die Anforderungen der Endnutzer des Projekts effektiv darstellen und kommunizieren können. Der Workload ist für diese Rolle zu Beginn eines Projekts am größten.

Organisationsleiter: Oft der IT-Executive, welcher auch als Projektsponsor gilt. Die Zustimmung dieser Rolle für vorgeschlagene Lösungen für den Projektfortschritt ist essentiell. Der Organisationsleiter sollte während des gesamten Projekts aktiv beteiligt sein.

Functional Influencer: Diese Rolle übernimmt nicht immer die größten Entscheidungen oder verfügt über das Budget, sondern ist vielmehr eine Person, die sich für das Team einsetzt und als Ansprechpartner dient.

Üblicherweise hält der Organisationsleiter mit dem Project Lead Rücksprache, um den entsprechenden Business Owner und den Functional Influencer auszuwählen. Andere Projekt-VIPs könnten ebenfalls bei diesen Entscheidungen mitreden, diese Entscheidungen sollten keinesfalls überstürzt getroffen werden. Wenn nun aber der unpassende Business Owner an dem Projekt teilnimmt, so könnte dies unter Umstände dazu führen, dass das fertige Projekt nicht die vorgegebenen Ziele erreicht. Ist der Organisationsleiter nicht in der Lage, auftretende Hürden zu beseitigen und fundierte Entscheidungen schnell zu treffen, gerät ein Projekt aus dem Ruder und es kommt zu erheblichen Verzögerungen. Ein ungeeigneter Functional Influencer kann nicht das nötige Vertrauen aufbauen, um seine Kollegen von der vorgegebenen Richtung des Projekts zu überzeugen, was zu Problemen in Bezug auf Produktivität und Moral führt.

Bei der Auswahl der Teamleitung sollten auch Personen ausgewählt werden, welche während des gesamten Lebenszyklus des Projekts einen Einfluss haben können und einen breiteren Kompetenzbereich abdecken – im Vergleich zu Personen mit sehr spezifischen Fachgebieten, wie etwa Cybesecurity. Wenn bei der Auswahl der Teamleitung Unstimmigkeiten auftreten, so hat der Projektleiter stets das letzte Wort.

Konflikte lösen

Bei der Teamleitung wird es früher oder später zu Meinungsverschiedenheiten kommen, sowohl untereinander als auch mit Teams von anderen Projekten. So etwas ist ganz normal – bis zu einem gewissen Ausmaß. Wenn die Dinge scheinbar wunderbar dahinlaufen, entscheidet plötzlich eine wichtige Person für sich, dass die momentane Richtung des Projektes nicht mehr passt. Dadurch wird der gesamte Prozess wesentlich gestört. So etwas ist in Ordnung, die Strategie des Teams kann darauf angepasst werden – manchmal auch zurecht. Zum wiederholten Male können aber solche Unterbrecher schon gefährlich für das Gelingen das Projektes werden.

Das klassische Sprichwort „Vorsicht ist besser als Nachsicht“ gilt hier direkt. Der beste Weg solche Konflikte zu verhindern, ist alle Beteiligten zu Beginn und während des gesamten Projektlebenszyklus einzubeziehen. Ein Mitarbeiter wird viel seltener abtrünnig und bleibt engagiert, wenn dieser bei jedem Schritt der Entscheidungsfindung dabei war.

Im schlimmsten Falle haben aber solche Entgleisungsbemühungen einen „politischen“ Hintergrund. In solchen Fällen muss der Projektleiter eingreifen und sich um die Bedenken kümmern. Eventuell seien sogar auch höhere Positionen wie die CIOs oder CTOs hinzuzuziehen, um solche Konflikte zu lösen.

In einigen Fällen werden andere darauf drängen, die Teamleitung zu vergrößern. Beispielsweise haben viele Teams mehrere Functional Influencer oder aufgrund organisatorischer Politik ist eine bestimmte Person in der Teamleitung dabei. Solche Schritte sollten aber sehr vorsichtig gemacht werden, idealerweise besteht die Teamleitung nur aus den absolut notwendigsten Personen. Gelegentlich erscheinen manche Beteiligten in erster Linie nicht als essenziell, können sich aber beim Auftreten von klaren Fronten oder Meinungsverschiedenheiten als wichtige Vermittler in der Teamleitung entpuppen.

IT-Unternehmen sind heutzutage viel flacher organisiert als früher. Das ist zwar nicht schlecht für eine effiziente und schnelle Zusammenarbeit und Wertschöpfung, aber nicht unbedingt hilfreich wenn das Team intern vor Hürden steht. Die richtige Auswahl an effektiven und angesehenen Personen für die Teamleitung, welche ihre Mitarbeiter sicher durch sprichwörtliche Minenfelder manövrieren, ist das Rückgrat eines jeden Projektes, egal ob groß oder klein.