Was macht ein IT‑Referent?

Einstieg: Warum die Rolle des IT-Referenten aktuell relevant ist

Die Digitalisierung schreitet in Unternehmen, Verwaltungen und Hochschulen voran – und damit wächst der Bedarf an Rollen, die Technik, Prozesse und Organisation verbinden. IT-Referent:innen sind genau an dieser Schnittstelle aktiv: Sie übersetzen Anforderungen aus Fachbereichen in umsetzbare IT-Lösungen, sichern Governance und Compliance ab und sorgen dafür, dass Projekte koordiniert, Budgets sinnvoll eingesetzt und Entscheidungen fundiert getroffen werden.

Der Arbeitsmarkt liefert Rückenwind: Laut einer Befragung von Bitkom Research fehlen in Deutschland weiterhin über 100.000 IT-Fachkräfte, viele Unternehmen rechnen sogar mit einer Verschärfung des Mangels. Quereinstiege und Weiterbildung werden von vielen Unternehmen genutzt; laut Bitkom setzen 31% auf Weiterbildung und 22% auf spezielle Quereinstiegsprogramme. KI-Kompetenzen gewinnen an Bedeutung; laut Bitkom erwartet knapp ein Viertel der Unternehmen, dass IT-Fachkräfte ohne KI-Know-how künftig nicht mehr gefragt sind. Quelle: Bitkom Research.

IT-Referent als Schnittstelle zwischen Fachabteilungen, Technik und Governance

Während Entwickler:innen oder Admins primär in der Umsetzung arbeiten, moderieren IT-Referent:innen den Gesamtprozess: Sie priorisieren, strukturieren, erklären Risiken, stimmen Stakeholder ab und bringen Projekte auf Entscheidungsebene. Das macht die Rolle gerade in regulierten Umfeldern, im Mittelstand mit begrenzten Ressourcen und in großen Organisationen mit vielen Abhängigkeiten besonders wertvoll.

Kernaufgaben eines IT-Referenten — ein präzises Rollenprofil

Je nach Organisation variiert der Zuschnitt. In der Praxis lassen sich vier Aufgabenblöcke beobachten.

Operative Aufgaben

IT-Referent:innen übernehmen häufig die Teil- oder Gesamtkoordination von IT-Projekten. Dazu gehören:

Anforderungsaufnahme und -priorisierung mit Fachbereichen
Planung von Meilensteinen, Ressourcen und externen Leistungen
Schnittstelle zu IT-Serviceteams, Providern und internen Admins
Steuerung von Abnahmen, Tests und Rollouts
Stakeholder-Management mit transparentem Erwartungsmanagement

Strategische Aufgaben

Neben dem Tagesgeschäft arbeiten IT-Referent:innen an der Ausrichtung:

Herunterbrechen der Unternehmensziele auf eine IT-Roadmap
Mitwirkung an IT-Governance, Policies und Sicherheitsvorgaben
Bewertung von Technologie-Optionen und Sourcing-Entscheidungen
Risiken, Total Cost of Ownership und Business Impact einordnen

Administrative Aufgaben

Je nach Organisation kann die Rolle auch die ordnende Hand im Betrieb übernehmen und folgende Tätigkeiten umfassen (als Beispiele):

Lizenz-, Asset- und Konfigurations-Management (z. B. CMDB/Inventar)
Budget- und Vertragskoordination inkl. Ausschreibungen (insbesondere im öffentlichen Dienst)
KPI- und Service-Reporting (z. B. SLA-/OLA-Übersicht)
Dokumentation von Architekturen, Prozessen und Freigaben

Kommunikationsaufgaben

Entscheidungen brauchen gute Vorlagen. IT-Referent:innen bereiten komplexe Sachverhalte zielgruppengerecht auf:

Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Briefings
Schulungskonzepte für Mitarbeitende oder Admin-Teams
Change-Kommunikation bei Einführungen und Migrationen

Typische Einsatzfelder und Variationen der Rolle in Deutschland

Hochschulen und Forschung

Im Wissenschaftsumfeld liegt der Fokus häufig auf IT-Governance, Security und dem Betrieb heterogener Infrastrukturen (Forschung, Lehre, Verwaltung). Ein Beispielprofil: Eine IT-Referent:innen-Stelle an einer deutschen Universität beschrieb Aufgaben wie die Mitwirkung an IT-Strategien, die Koordination von IT-Serviceteams, das Durchsetzen von Sicherheitskonzepten, Lizenz-/Asset-Controlling sowie die Vertretung im CIO-Beirat. Quelle: Beispielausschreibung TU Dresden (2019) auf Wissenschaftsmanagement Online – hilfreich als Eindruck, auch wenn Zuschnitte je Hochschule differieren.

Mittelstand vs. Konzerne

Mittelstand: Breiter Scope, weniger Spezialisierung. IT-Referent:innen decken häufig Projektsteuerung, Lizenz-/Budgetthemen und Informationssicherheit „in Personalunion" ab. Entscheidungsketten sind kürzer, die Umsetzung oft pragmatischer.
Konzerne: Klare Governance, stärkere Spezialisierung und mehr Gremien. Die Rolle fokussiert öfter auf Programm-Management, Risiko-/Compliance-Management, Sourcing oder Architektur-Governance. Der Koordinationsaufwand ist höher, die Komplexität ebenso.

Behörden und Verbände

Hier kommen zusätzliche Dokumentations- und Compliance-Anforderungen ins Spiel: Vergabe- und Haushaltsrecht, Dokumentationspflichten, Datenschutz (DSGVO) und branchenspezifische Standards. Ein belastbares Verständnis für Prozesse, Aktenlage und Gremienarbeit ist erfolgskritisch.

Geforderte Kompetenzen und Qualifikationen — technische und „weiche“ Skills

Technische Kernkompetenzen

Die Rolle ist keine reine Technik-Position – ohne technisches Grundverständnis geht es aber nicht. Häufig hilfreich sind Kenntnisse in:

IT-Infrastruktur und Netzwerken (Verzeichnisdienste/Identity-Management, z. B. Active Directory; DNS/DHCP; VLAN/VPN)
IT-Sicherheit (Identity & Access, Endpoint/Server Security, Backup/DR)
Cloud-/Hybrid-Architekturen und SaaS-Betriebsmodellen
Tooling für Projekt-, Asset-, Lizenz- und Servicemanagement
Verständnis für Datenflüsse, Schnittstellen und Architekturprinzipien

Im Hochschul- oder Behördenkontext sind zusätzlich Standards, Regularien und Datenschutz-Themen relevant. Generische Referenten-Skills wie Analyse, Schreiben und Moderation sind ebenso wichtig (vgl. allgemeine Referentenprofile, z. B. Aufgaben wie Entscheidungsvorlagen, Briefings und Gremienarbeit).

Soft Skills

Kommunikation auf Vorstand-/Amts-, Fach- und Technik-Ebene
Struktur, Priorisierung und Konfliktlösung unter Zeitdruck
Stakeholder-Management und Verhandlung mit internen/externen Partnern
Ergebnisorientierung: Entscheidungen herbeiführen statt nur moderieren

Einstiegswege

Die Praxis ist vielfältig. Laut Bitkom Research entfallen Neueinstellungen in IT-Jobs zu nennenswerten Anteilen auch auf dual Ausgebildete und Quereinsteiger. Für IT-Referent:innen ist das plausibel: Entscheidend sind belastbare Projekterfahrung, Governance-Verständnis und Kommunikationsstärke. Mögliche Wege:

Studium mit IT-Bezug (Informatik, Wirtschaftsinformatik, IT-Management)
Duales/berufliches Fundament (z. B. Fachinformatik) plus Projekt- und Kommunikationspraxis
Quereinstieg aus Projektmanagement, Prozessmanagement, Controlling, Beratung oder Stabsstellen – flankiert durch IT-Weiterbildungen

Karriereperspektiven und Gehaltserwartungen in Deutschland

Typische Karrierepfade

Fachliche Vertiefung: Senior IT-Referent:in, Lead für Governance/IT-Strategie
Führung: Teamleitung, IT-Programmleitung, später IT-Manager:in/CIO-Track
Seitenwechsel: Projekt-/Programmmanagement, IT-Consulting, Architektur-/Security-Governance

Die Wahl hängt davon ab, ob Sie eher People-Leadership, komplexe Programmsteuerung oder inhaltliche Governance/Architektur bevorzugen.

Gehaltsrahmen und Einflussfaktoren

Konkrete Zahlen variieren stark. Plausible Orientierungsgrößen ohne feste Nennung:

Öffentlicher Dienst/Hochschulen: Eingruppierung erfolgt nach den Tarifregelungen des öffentlichen Dienstes (z. B. TV‑L an den meisten Hochschulen; TVöD in anderen Bereichen des öffentlichen Dienstes). Die konkrete Eingruppierung und Stufe hängt vom Arbeitgeber (z. B. Landes- oder Bundesverwaltung), der konkreten Aufgabenbeschreibung und der Berufserfahrung ab. Als belegtes Beispiel nennt die erwähnte TU‑Dresden-Ausschreibung die Eingruppierung in E13 (TV‑L) für die dort beschriebene Stelle; das ist ein Einzelfall und darf nicht verallgemeinert werden. Quelle: Wissenschaftsmanagement Online.
Privatwirtschaft: Das Spektrum reicht von generalistischen Referentenrollen im Mittelstand bis zu hochspezialisierten Governance- oder Programmrollen im Konzern. Einflussfaktoren sind Branche (z. B. reguliert vs. nicht reguliert), Region, Unternehmensgröße, Verantwortungsscope, Budget- und Teamverantwortung sowie Marktlage.

Wichtig: Die Bitkom-Zahlen deuten auf lange Time-to-Hire, Gehalts-Mismatches und wachsende Anforderungen an Flexibilität (z. B. mobiles Arbeiten). Das sollten Sie in Ihre Verhandlungsstrategie einplanen.

Wie Bewerber:innen Gehalts- und Remote-Verhandlungen vorbereiten sollten

Scope klären: Welche Budgets, Lieferanten, Policies, Projekte, Risiken verantworten Sie konkret? Mehr Verantwortung rechtfertigt ein höheres Angebot.
Wirkung belegen: Beispiele liefern, wo Sie Laufzeiten verkürzt, Risiken reduziert, Audits bestanden oder Kosten gesenkt haben – ideal mit quantifizierbaren Effekten.
Markt und Rahmen: In regulierten Branchen und großen Programmen ist die Komplexität höher – und damit typischerweise auch das Gehaltsband. Im öffentlichen Dienst zählt die korrekte Eingruppierung und Stufenfestsetzung.
Flexibilität verhandeln: Bitkom berichtet, dass fehlende Remote-/Zeit-Flexibilität Stellbesetzungen erschwert. Argumentieren Sie mit Produktivitäts- und Recruitingvorteilen, wenn Sie Remote-Anteile möchten.

Praxistipps für Bewerber:innen: Wie man als IT-Referent profitiert und sichtbar wird

Bewerbungsfokus: was in Unterlagen überzeugen muss

Rollenverständnis: Stellen Sie klar, dass Sie IT, Fachlichkeit und Governance zusammenbringen. Ein kurzer „Elevator Pitch" im Profil-Abschnitt hilft.
Projekt-Highlights: Drei bis fünf prägnante Cases mit Rolle, Ziel, Komplexität, Ihrem Beitrag und Ergebnis. Nennen Sie Stakeholder, Budgets, Lieferantensteuerung und Risiko-/Sicherheitsaspekte.
Artefakte: Fügen Sie Beispiele an oder beschreiben Sie deliverables wie Entscheidungsvorlagen, Migrationskonzepte, Sicherheitsrichtlinien, Schulungskonzepte (ohne vertrauliche Inhalte).
Tool-/Methoden-Stack: ITSM (z. B. ITIL-orientiert), Projekttools, Asset-/Lizenztools, Cloud-/SaaS-Betriebsmodelle, Security-Frameworks – auf Relevantes konzentrieren.

Interview- und Verhandlungsstrategie

Business Impact: IT-Referent:innen sind „Enabler". Zeigen Sie, wie Ihre Arbeit messbar Wirkung entfaltet – weniger Incidents, bessere SLA-Quote, schnelleres Time-to-Value, bestandene Audits.
Konflikt- und Change-Kompetenz: Erzählen Sie von einem schwierigen Projekt mit Interessenkonflikten. Wie haben Sie priorisiert, verhandelt, entschieden? Welche Learnings?
Governance-Kompetenz: Skizzieren Sie, wie Sie Policies pragmatisch verankern (Templates, Gremien, Schulungen, Metriken). Bringen Sie ein konkretes Beispiel mit.
Remote/Hybrid: Legen Sie dar, welche Abstimmungs- und Dokumentationsstandards Sie nutzen, um verteilte Teams zuverlässig zu steuern.

Weiterbildungs- und Qualifizierungswege (2–5 Jahre Perspektive)

Projekt- und Service-Management: ITIL 4 Foundation/Managing Professional, Prince2/PMI/Agile Zertifikate
Security/Governance: ISO 27001 Foundation/Lead Implementer, BSI-Grundschutz-Know-how; für tieferen Track CompTIA Security+, CISSP o. ä. (rollenabhängig)
Cloud-/SaaS-Kompetenzen: Anbieterzertifikate auf Einführungs-/Governance-Niveau (z. B. Microsoft/AWS/Google), Identity- und Access-Management-Grundlagen
Daten- und Integrationsverständnis: Grundlagen zu Schnittstellen, ETL/ELT, Datenklassifizierung, Data Governance
KI- und Automatisierungs-Grundlagen: Prompting-/Copilot-Nutzung im Projekt- und Dokumentationsalltag, Verständnis für Risiken/Compliance (z. B. Umgang mit sensiblen Daten)

Tipp: Wählen Sie Fortbildungen passend zu Ihrem Zielpfad (Führung, Programmsteuerung, Security-Governance oder Architektur-Governance) und verknüpfen Sie sie mit realen Projekten – das erhöht Glaubwürdigkeit und Impact.

Für wen die Rolle passt – und wann Alternativen sinnvoll sind

Die Rolle IT-Referent:in passt zu Ihnen, wenn Sie:

komplexe Themen strukturieren und Menschen mitnehmen können,
gern die Schnittstelle zwischen Business, IT und Governance sind,
Entscheidungen vorbereiten und verantworten wollen,
und mehr Wirkung über Koordination, Priorisierung und Kommunikation als über „Hands-on"-Technik erzielen.

Alternativen, wenn Sie andere Schwerpunkte suchen:

Mehr Technik/Architektur: System-/Cloud-Architektur, Plattform-Engineering
Mehr Security: Informationssicherheitsbeauftragte:r, Security Governance/Compliance
Mehr Delivery: Projekt-/Programmmanagement, Product Management

Fazit

IT-Referent:innen sorgen dafür, dass Digitalisierung nicht am Silodenken scheitert. Sie verbinden Ziele, Technik und Regeln zu belastbaren Entscheidungen – und sie schaffen Transparenz darüber, was wann, wie und warum priorisiert wird. In einem Arbeitsmarkt mit hoher Nachfrage, wachsenden Compliance-Anforderungen und zunehmender KI-Durchdringung ist das Profil so relevant wie selten zuvor. Wer Fachlichkeit, Technikverständnis und Governance zusammenbringt und dies anhand konkreter Projekterfolge belegen kann, hat sehr gute Chancen – ob im öffentlichen Dienst, im Mittelstand oder im Konzern. Entscheidend ist, die Rolle als Hebel für Wirkung zu begreifen: weniger Reibung, klarere Entscheidungen, bessere Ergebnisse.