Daten gehören allen!
Wenn jeder Benutzer in einem Unternehmen Daten als persönliche Ressource betrachtet, kann es passieren, dass er die Daten so lange verändert, bis sie verschmutzt sind. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie Ihren Ansatz dahingehend ändern, dass die Daten als gemeinsame Ressource betrachtet werden.
Vor einigen Jahren stieß ich auf einen Blu-Ray-Filmverkauf, bei dem ich drei Filme für weniger als 10 Dollar kaufen konnte. Wenn die Filme auch nur halbwegs vernünftig sind, ist es schwer, das auszuschlagen. Ich fand eine Sammlung von drei Filmen, die mir sehr gut gefielen, kaufte sie und schmiss meinen Blu-Ray Player an, sobald ich zu Hause war. Der erste der drei Filme, die ich mir angesehen habe, war Office Space. Wenn Sie ihn noch nicht gesehen haben, sollten Sie ihn sich unbedingt ansehen. Wenn Sie jemals in einem Firmenbüro gearbeitet haben, oder in irgendeinem anderen Büro, ist das ein Pflichtfilm. Selbst jetzt vergeht kaum ein Tag, an dem ich oder meine Kollegen nicht mindestens eine Anspielung auf Office Space machen. Wenn Sie den Film gesehen haben, dann geht es Ihnen bestimmt genauso.
In einer Szene steht Milton, ein schrulliger Kauz, in der Nähe des Tisches, an dem die Geburtstagstorte des Managers angeschnitten und an die Büroangestellten verteilt wird. Jemand reicht Milton ein Stück und er beginnt zuzugreifen, aber ein Kollege weist ihn an, es weiterzureichen, damit jeder ein Stück bekommt. Milton gibt ein Stück nach dem anderen weiter, um sicherzugehen, dass jeder ein Stück Kuchen bekommt. Das letzte Stück wird auf einen Teller gelegt und weitergereicht, und es bleibt in den Händen der Person unmittelbar vor ihm stehen. Er schaut seine Kollegen mit großen Augen an, frustriert und ungläubig, während sie ihren Kuchen genießen und sich unterhalten. Und er hat beides nicht. Jedes Mal, wenn ich diese Szene sehe, empfindet ein Teil von mir ein wenig Mitleid mit Milton. Aber ein anderer Teil von mir denkt, dass er das Wort hätte ergreifen und die anstehenden Probleme ansprechen sollen. Weil er nichts gesagt hat, hat er irgendwie bekommen, was er verdient hat. Aber keine Sorge. Milton bekommt am Ende seine Rache. Na ja, sozusagen.
Wir alle arbeiten jeden Tag mit Daten. Für einige von uns sind Daten unser Hauptprodukt. Es gibt Systeme, Anwendungen und Prozesse, die den Schaden minimieren sollen, den sie anrichten können. Aber kein System ist fehlerfrei, und wir dürfen die Fähigkeit des menschlichen Gehirns nicht unterschätzen, neue Wege zu finden, um Sicherheitsvorkehrungen zu umgehen und Probleme zu verursachen, die Skynet zum Weinen bringen würden. Glücklicherweise gibt es ein paar Dinge, die wir tun können, um eine Milton-Situation zu vermeiden, in der wir frustriert die Augen verdrehen und murmeln, dass wir das Gebäude in Brand setzen sollten.
ÄNDERN SIE DIE SICHTWEISE VON "MEINE DATEN" ZU "UNSERE DATEN"
Viele von uns sind wahrscheinlich mit einer eingeschränkten Sichtweise an ihre Arbeit herangegangen, wenn es darum ging, wie sie zum großen Ganzen in unserer Organisation beiträgt. Wir zerlegen große Projekte in kleinere, messbare Teile, und genau so muss es auch gemacht werden. Diejenigen, die diese Teile fertigstellen, konzentrieren sich in der Regel auf ihre Fristen und die besonderen Ressourcen, die sie für die Fertigstellung ihrer Komponenten benötigen. An diesem Ansatz ist auch nichts auszusetzen. Aber um die Fristen einzuhalten, neigt man dazu, die Ressourcen an die eigene Arbeitsweise anzupassen. Je nachdem, womit sie arbeiten, können diese Änderungen später zu Problemen führen, wenn andere dieselben Ressourcen für ihre Arbeit benötigen. Spätere Benutzer, die eine bereits veränderte Ressource sehen, nehmen die von ihnen bevorzugten Änderungen vor und machen damit manchmal frühere Änderungen rückgängig. Und so geht es weiter. Wenn die Ressource am Ende der Leitung ankommt, ist sie ein einziges Durcheinander.
Daten sind besonders anfällig für diese Veränderungen. Wir neigen dazu, Daten als statisches Werkzeug zu betrachten, mit dem wir unsere Arbeit erledigen und unsere Fristen einhalten können. Dabei verlieren wir leicht den Blick für die dynamische Natur der Daten und die nachgelagerten Auswirkungen aller Änderungen, die wir an ihnen vornehmen. Unter diesem Aspekt sollten Sie Ihre Datenflüsse genauer unter die Lupe nehmen und die größten Bereiche für potenzielle Datenverschmutzung identifizieren. Sobald Sie wissen, wo die Problembereiche liegen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Datenvalidierung und die Sicherheitsprüfungen auf den neuesten Stand gebracht haben, um sowohl die Möglichkeiten der Benutzer, die Daten erheblich zu verunreinigen, als auch die Auswirkungen auf die Daten zu minimieren, wenn ein solcher Fall eintritt. Diese Vorgehensweise mag unorthodox klingen, aber der Wechsel von einem "meine Daten"- zu einem "unsere Daten"-Ansatz propagiert kein ungewöhnliches Konzept. Stattdessen wird die Beziehung der Mitarbeiter zu den Daten so verändert, dass sie mit der tatsächlichen Arbeitsweise des Unternehmens übereinstimmt. Die Rückgängigmachung vorgelagerter Datenänderungen ist auch eine potenzielle Quelle versteckter Kosten, und diese zu beseitigen, bevor sie entstehen, ist für alle Beteiligten ein Kinderspiel.
SCHULUNG AUF DIE BEFÄHIGUNG DER BENUTZER AUSRICHTEN
Wie jede andere Veränderung erfordert auch die Umstellung der Art und Weise, wie Benutzer mit Unternehmensdaten umgehen, Zeit und Mühe. Ehrlich gesagt werden Sie keine allgemeine Zustimmung erhalten, und Sie werden eine bestimmte Gruppe von Benutzern haben, deren Reaktionen von zögerlich über resistent bis hin zu ablehnend reichen. Es ist hilfreich, diese Veränderung aus der Perspektive des Endbenutzers zu betrachten, wenn Sie auf diese Reaktionen stoßen. In diesem Fall sind die Benutzer mit dem Verlust eines gewissen Maßes an Kontrolle konfrontiert. Gemeinsame Daten bedeuten, dass sie bestimmte Arten von Änderungen nicht vornehmen können, die ihre persönlichen Arbeitsabläufe beeinträchtigen könnten. Dadurch sind sie gezwungen, ihre Arbeitsweise zu ändern, und das mitten in ihrer täglichen Routine und bei drohenden Fristen. Hier ist es hilfreich, Supportanrufe und aufkommende Fragen als Schulungsmöglichkeit zu nutzen.
Viele Benutzer brauchen mehr Befähigung als Anleitung. Sie wissen vielleicht, was zu tun ist, aber sie zögern, es auf eine neue Art und Weise zu tun, weil sie es nicht vermasseln wollen. Beschwichtigen Sie ihre Ängste, indem Sie sie wissen lassen, dass es Datenvalidierungs- und Sicherheitsfunktionen gibt, die verhindern, dass sie zu viel Mist bauen. Sie müssen nicht wissen, wie das System funktioniert, und wenn Sie zu sehr ins Detail gehen, werden sie wahrscheinlich die Augen verschließen und frustriert sein. Konzentrieren Sie sich einfach darauf, wie sie ihre Aufgaben erledigen können, helfen Sie ihnen, die notwendigen Änderungen in ihren Arbeitsabläufen zu erkennen, und informieren Sie sie über die vorhandenen Leitplanken, die dazu beitragen werden, die Datenverschmutzung zu minimieren. Manche Benutzer müssen ihr Selbstvertrauen über mehrere solcher Sitzungen aufbauen. Das ist zwar mehr Arbeit, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, ihnen dabei zu helfen, werden sie sich zu Power-Usern entwickeln. Sie werden auch feststellen, dass diese Leute solide Fürsprecher für Sie und Ihre Abteilung als Ganzes sind, nicht nur für die Systeme, die Sie implementieren und verwalten.
FUNKTION EINES DATENEXPERTEN HABEN
Die Schaffung dieser Möglichkeiten zur Befähigung setzt voraus, dass es jemanden gibt, an den sich die Benutzer wenden können, wenn sie Probleme oder Bedenken haben: den Datenverwalter. Der Datenverwalter ist auch der Experte dafür, wie Daten für eine möglichst effiziente Systemnutzung strukturiert werden sollten, und er leitet Bereinigungsprojekte. Nicht jede Organisation hat einen offiziellen, designierten Datenverantwortlichen, und es kann zahlreiche Gründe für diese Entscheidung geben. Ich spreche mich nicht unbedingt für die Schaffung einer fest angestellten Stelle aus, würde aber sagen, dass Sie sich dafür entscheiden sollten, wenn Sie es sich leisten können. Sie können auch eine Mischform wählen und eine oder mehrere Personen einstellen, die diese Aufgabe zusätzlich zu ihren derzeitigen Aufgaben übernehmen. Es gibt viele Möglichkeiten, wie eine Organisation diesen speziellen Bedarf decken kann. Das Wichtigste ist, dass eine Benutzerunterstützungsstruktur vorhanden ist und die Funktion des Datenexperten irgendwie erfüllt wird.
Ein Datenverwalter bietet den Benutzern nicht nur eine klar definierte Anlaufstelle, sondern entlastet auch das Technologieteam. Die Funktion eines ausgewiesenen Datenexperten erleichtert die Bereinigung vorhandener Daten und die Einrichtung regelmäßiger Verfahren, um die Daten für alle Mitarbeiter des Unternehmens sauber zu halten. Es gibt nur wenige Dinge, die die Arbeit erschweren und zu Verzögerungen in einem Unternehmen führen, wie verschmutzte Daten. Und wenn die anfängliche Bereinigung abgeschlossen ist, bedarf es ständiger Bemühungen, um die Datenintegrität aufrechtzuerhalten und schnell auf auftretenden Korrekturbedarf zu reagieren. Ohne eine Art Datenexpertenfunktion muss das gesamte Team diese Aufgabe übernehmen und in seine täglichen Pflichten integrieren. Die daraus resultierende Desorganisation ist für die Benutzer verwirrend und frustrierend und macht eine effektive Verwaltung nahezu unmöglich.
Tun Sie Ihrem Unternehmen also einen großen Gefallen und beginnen Sie damit, Wege zu finden, um den Besitz von Daten zu demokratisieren. Bestimmen Sie eine Art Datenexpertenfunktion, die Ihren Gesamtplan zur Datenintegrität umsetzt und pflegt. Tun Sie Ihren Datenexperten einen Gefallen und geben Sie ihnen einen roten Swingline-Hefter und lassen Sie sie in angemessener Lautstärke Radio hören. Und wenn Sie diesen Hinweis nicht verstehen, tun Sie sich selbst einen weiteren Gefallen und sehen Sie sich Office Space an.
